Zoho Desk Datenschutzerklärung Muster

Zoho Desk Datenschutzerklärung Zusammenfassung 👥 Betroffene: Kunden bzw. Websitebesucher 🤝 Zweck: Kundensupport und Kommunikation 📓 Verarbeitete Daten: Kontaktdaten, IP-Adresse, Analysedaten 📅 Speicherdauer: nach Kontokündigung maximal 6 Monate ⚖️ Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen)

Was ist Zoho Desk?

Wir nutzen auch die Kundenservice-Software Zoho Desk. Der Dienstanbieter ist das indische Unternehmen Zoho Corporation, Estancia IT Park, Plot no. 140, 151, GST Road, Vallancheri, Chengalpattu District, Tamil Nadu – 603202, Indien. Das Unternehmen hat auf der ganzen Welt Firmensitze. Der deutsche Firmensitz ist in Düsseldorf (Zoho Corporation GmbH, Trinkausstr. 7, 40213 Düsseldorf, Deutschland).

Gegründet wurde Zoho Desk im Jahr 2016 von dem indischen Milliardär und Geschäftsmann Sridhar Vembu, der mit seiner Firma neben Zoho Desk auch viele andere webbasierte Tools und Anwendungen entwickelt. Darunter finden sich Softwareprogramme für CRM-, Buchhaltungs-, E-Mail- und Projektmanagement-Systeme.

Warum verwenden wir Zoho Desk?

Die Helpdesk-Software Zoho Desk hilft uns, einen erstklassigen Kundensupport anzubieten. Zoho Desk bietet zudem auch Lösungen für ein effizientes Ticketmanagement und für die Automatisierung von Arbeitsabläufen. Mit Zoho Desk können Kundenanfragen auch über verschiedene Kanäle empfangen und anschließend beantwortet werden. Insgesamt unterstützt uns das Tool bei der Zusammenarbeit innerhalb unseres Teams und in der Kommunikation mit Ihnen.

Welche Daten werden durch Zoho Desk verarbeitet?

Durch Zoho Desk können verschiedene Arten von Daten, darunter auch personenbezogene Daten, verarbeitet werden. Wenn Sie etwa das Kontaktformular nutzen oder eine Supportanfrage stellen, werden jene Daten, die Sie eingeben (z. B.: Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer) erfasst und gespeichert. Auch Informationen über Ihr konkretes Anliegen, das Datum, die Uhrzeit der Anfragen und Ihre IP-Adresse können gespeichert werden. Wenn Sie Supportlinks anklicken, die Chat-Funktion nutzen oder unsere Hilfeartikel lesen, werden diese Analyse-Daten zur Besucherinteraktion auch gespeichert.

Wie lange und wo werden die Daten gespeichert?

Grundsätzlich werden die Daten bei Zoho Desk so lange gespeichert, wie es für die berechtigten Zwecke und zur Erfüllung der rechtlichen Pflichten notwendig ist. Wie lange die Daten genau gespeichert werden, kann an dieser Stelle nicht konkret beantwortet werden, da dies stark von der Art der Daten abhängt. Sobald das Zoho-Benutzerkonto gekündigt wird, werden die Daten innerhalb von 6 Monaten aus der aktiven Datenbank gelöscht. Nach 3 Monaten werden sie auch aus den Backups gelöscht. Zoho Desk speichert die Daten auf ihren eigenen Servern, die an unterschiedlichen Orten stationiert sind. Zur Speicherung von Daten kann Zoho Desk auch Cookies und andere Tracking-Technologien verwenden.

Widerspruchsrecht

Sie haben jederzeit das Recht auf Auskunft, Berichtigung bzw. Löschung und Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Sie können zudem auch jederzeit die Einwilligung zur Verarbeitung der Daten widerrufen.

Wenn Sie nicht wollen, dass Cookies gesetzt werden und Daten dadurch von Ihnen bzw. Ihrem Userverhalten gespeichert werden, können Sie in Ihrem Browser das Setzen der Cookies auch verhindern. Denn in Ihrem Browser können Sie Cookies verwalten, deaktivieren oder löschen. Abhängig von Ihrem Browser funktioniert das immer etwas unterschiedlich. Näheres erfahren Sie in unserem Abschnitt über Cookies.

Rechtsgrundlage

Der Einsatz von Zoho Desk setzt Ihre Einwilligung voraus, welche wir mit unserem Consent-Tool (Popup) eingeholt haben. Diese Einwilligung stellt laut Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten, wie sie bei der Erfassung durch Zoho Desk vorkommen kann, dar.

Zusätzlich zur Einwilligung besteht von unserer Seite ein berechtigtes Interesse darin, unser Support-Angebot zu verbessern. Mit Hilfe von Zoho Desk können wir kanalübergreifend schneller und besser auf Ihre Anfragen reagieren und somit unser Service optimieren. Die Rechtsgrundlage dafür ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Berechtigte Interessen). Wir setzen Zoho Desk gleichwohl nur ein, soweit Sie eine Einwilligung erteilt haben.

Zoho Corporation verarbeitet Daten von Ihnen u.a. auch in den USA. Zoho Corporation ist aktiver Teilnehmer des EU-US Data Privacy Frameworks, wodurch der korrekte und sichere Datentransfer personenbezogener Daten von EU-Bürgern in die USA geregelt wird. Mehr Informationen dazu finden Sie auf https://commission.europa.eu/document/fa09cbad-dd7d-4684-ae60-be03fcb0fddf_en.

Zudem verwendet Zoho Corporation sogenannte Standardvertragsklauseln (= Art. 46. Abs. 2 und 3 DSGVO). Standardvertragsklauseln (Standard Contractual Clauses – SCC) sind von der EU-Kommission bereitgestellte Mustervorlagen und sollen sicherstellen, dass Ihre Daten auch dann den europäischen Datenschutzstandards entsprechen, wenn diese in Drittländer (wie beispielsweise in die USA) überliefert und dort gespeichert werden. Durch das EU-US Data Privacy Framework und durch die Standardvertragsklauseln verpflichtet sich Zoho Corporation, bei der Verarbeitung Ihrer relevanten Daten, das europäische Datenschutzniveau einzuhalten, selbst wenn die Daten in den USA gespeichert, verarbeitet und verwaltet werden. Diese Klauseln basieren auf einem Durchführungsbeschluss der EU-Kommission. Sie finden den Beschluss und die entsprechenden Standardvertragsklauseln u.a. hier: https://eur-lex.europa.eu/eli/dec_impl/2021/914/oj?locale=de

Mehr Informationen zu den Standardvertragsklauseln bei Zoho Corporation finden Sie unter https://www.zoho.com/blog/general/zoho-welcomes-the-new-sccs.html.

Mehr über die Daten, die durch die Verwendung von Zoho Desk verarbeitet werden, erfahren Sie in der Privacy Policy auf https://www.zoho.com/privacy.html.